Przechowywanie dokumentów w archiwum

Każda instytucja oraz przedsiębiorstwo musi prowadzić archiwizację dokumentów. Jednak przechowywanie dokumentów w archiwum musi być prowadzone w odpowiedni sposób. Najlepiej, aby nadzór nad dokumentami przechowywanymi w archiwum, szczególnie zakładowym, miały osoby z odpowiednim wykształceniem, gdyż będzie wiedziała jak przyporządkować kategorie odpowiednim dokumentom oraz w jaki sposób obchodzić się z powierzonymi dokumentami. O czym pamiętać w związku z przechowywaniem dokumentów w archiwum zakładowym?

Jak powinno wyglądać archiwum zakładowe?

Na archiwum, czyli miejsce przechowywania dokumentów powinno zostać wydzielone osobne pomieszczenie, w którym będą panowały odpowiednie dla dokumentów papierowych warunki – stosowna wilgotność i temperatura. Jest to bardzo ważne z uwagi na to, że dokumenty przechowywane są w takim miejscu nawet przez pięćdziesiąt lat. Wyjątkiem są dokumenty zaliczane do akt osobowych pracowników. Te mogą być przechowywane osobno, w innym pomieszczeniu, jednak też muszą być odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem i dostaniem się w niepowołane ręce. Po zakończeniu stosunku pracy tego rodzaju dokumenty muszą być koniecznie przeniesione do archiwum zakładowego.

Czy dokumenty można przechowywać wyłącznie w archiwum zakładowym?

Coraz więcej firm to jednoosobowa działalność gospodarcza lub firmy zatrudniające niewielką liczbę pracowników. Często siedzibą dla takich firm jest miejsce zamieszkania założyciela przedsiębiorstwa. W takim przypadku trudno o odpowiednie miejsce dla przechowywania dokumentów. Również firmy produkcyjne mają problem z wydzieleniem takiego pomieszczenia. Dlatego też coraz popularniejsze stają się usługi outsoringowe związane z archiwistyką. Chodzi tutaj zarówno o wynajem miejsca do przechowywania dokumentów (składnica akt), jak i wynajęcie pracownika zewnętrznej firmy do uporządkowania dokumentacji.

Jak powinny być przechowywane dokumenty w archiwum?

Z uwagi na to, że dokumenty przechowywane w archiwach często długimi latami leżą na półkach bez zmiany położenia należy je odpowiednio zabezpieczyć przed zniszczeniem. Teczki i kartony, w jakich przechowywane są dokumenty powinny być wykonane z papieru bezkwasowego, który jest specjalnie produkowany w tym celu. W całym archiwum powinny też być zamontowane czujniki pozwalające na kontrolę wysokości temperatury i poziomu wilgotności. Te parametry należy sprawdzać codziennie, a nawet kilka razy w ciągu dnia.

Jak zabezpieczyć dokumenty w archiwum przed kradzieżą?

Dokumenty przechowywane w archiwum powinny być zabezpieczone nie tylko przez zniszczeniem, ale i przed ewentualną kradzieżą. Całe pomieszczenie musi być zabezpieczone elektrycznym alarmem. A drzwi dodatkowo zabezpieczone plombą. Najważniejsze dla firmy czy instytucji dokumenty powinny znajdować się w osobno wydzielonych pomieszczeniach i w szafach pancernych. Jest to bardzo istotne z uwagi na informacje zawarte w dokumentach. Dodatkowo za złe zabezpieczenie akt osobowych pracowników, pracodawca może zostać ukarany grzywną nawet do 10 000 zł.

 

Leave a Comment