Zwolnij przestrzeń biurową i wykorzystaj ją na działania operacyjne

Chaos nie jest dobrym towarzyszem biznesu. Tu potrzeba siły, energii, ale i dobrej organizacji, a także przestrzeni do działania. Sprawne zarządzanie dokumentami jest bardzo ważne dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Gromadzenie dużych ilości papierów nie jest dobrym rozwiązaniem. Znacznie lepszym jest wprowadzenie systemu zarządzania dokumentami (DMS).

Jak przechowywać dokumenty?

Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach lub zawieszać na specjalnych stelażach. Najważniejsze jest, aby w biurze utrzymywać porządek. Niedopuszczalny jest bałagan, w którym nic nie można znaleźć. Do porządkowania dokumentów potrzebne są segregatory, półki, pojemniki na dokumenty i skoroszyty. Przydadzą się także przekładki, etykiety samoprzylepne i plastikowe obwoluty. Można także kupić segregatory w różnych kolorach, a każdy z nich powinien dotyczyć innych spraw. Dzięki wybranym kolorom można łatwo uporządkować stosy dokumentów zgromadzone na biurku.

Wybieramy program komputerowy

Pomocny w segregowaniu dokumentów jest system komputerowy, którego możliwości powinny odpowiadać na nasze potrzeby. Zwróćmy uwagę na to, jak system indeksuje, dzieli i oznacza dokumenty. Tego typu programy są bardzo przydatne, gdyż dodatkowo dają możliwość poprawiania jakości skanowanych dokumentów. Systemy do zarządzania noszą nazwę DMS (skrót pochodzi od angielskich słów Document Management System). Dokumenty w formie elektronicznej są umieszczane w systemie, a ten proces jest automatyzowany, co ma nazwę workflow. System informatyczny umieszcza dokument w odpowiednim miejscu w repozytorium, a następnie inicjuje proces jego obsługi.

skanowanie-dokumentow-ekoakta

Skanowanie dokumentów (źródło: http://www.ekoakta.pl/uslugi/4,skanowanie-dokumentow)

Systemowe przechowywanie dokumentów

Dokumenty przechowywane są na dyskach lokalnych użytkowników i na dyskach sieciowych. Najlepszym rozwiązaniem jest powiązanie komputerów sieciowych z centralnym repozytorium. Dzięki temu pracownicy będą mogli pracować przy swoim biurku, a dokument zostanie zapisany w systemie. Systemy DMS klasyfikują dokumenty bardzo precyzyjnie, gdyż dokumenty są opisywane wieloma atrybutami, a użytkownicy systemu mogą nanosić poprawki i tworzyć katalogi. Dokumenty klasyfikuje się poprzez kategoryzowanie z wykorzystaniem określonych drzew klasyfikacji (taksonomia) lub poprzez kategoryzowanie z wykorzystaniem dowolnie dobranych słów kluczowych (folksonomia).

Dużo przestrzeni to zazwyczaj dużo światła, powietrza i miejsca. W takich okolicznościach łatwiej się myśli i pracuje. Jeśli chcemy w ten sposób uporządkować swoje biuro, zatrudnijmy doświadczonych specjalistów, którzy zrobią to dobrze. Stworzony system musi być odpowiedzią na potrzeby danej organizacji, a wszyscy pracownicy konsekwentnie z niego korzystali.

Leave a Comment